Gepersonaliseerde werkomgeving haalt het beste uit werknemer

De werkomgeving is van grote invloed op de tevredenheid en productiviteit van werknemers. Dit is dan ook een factor die steeds zwaarder meeweegt bij het aantrekken van talent, zeker met de huidige krapte op de arbeidsmarkt.  “Bedrijven die dit goed regelen, hebben simpelweg een competitief voordeel”, zegt Koen van Beneden, Managing Director Benelux bij HP.  

Het belang van een goed beleid met betrekking tot de werkomgeving is volgens Van Beneden niet te onderschatten. Keuzevrijheid en vertrouwen ziet hij als de kernwoorden op dat gebied. “Door werknemers zelf de keuze te geven, creëer je een werkomgeving die het beste bij hen past. Sommige mensen gedijen beter in een thuisomgeving, waar ze niet worden afgeleid door collega’s en kantoorgeluiden en zich dus beter kunnen concentreren. Anderen halen juist energie uit de interactie en synergie op kantoor. Het is belangrijk om aan deze individuele behoeften tegemoet te komen, omdat dit de motivatie en het welzijn van werknemers bevordert.” 

Voor de coronacrisis was het bij veel organisaties nog de gewoonte om iedereen naar kantoor te laten komen, om ze daar te laten werken op allemaal identieke werkplekken. Iedereen dezelfde pc, met één scherm, op hetzelfde soort bureau. “Maar ik werk zelf bijvoorbeeld graag met meerdere schermen, die heb ik hier thuis. Ik ben misschien wel productiever, en dus meer van waarde, als ik thuis met eigen setup werk.” 

Door werknemers zelf de keuze te geven, creëer je een werkomgeving die het beste bij hen past

Koen van Beneden, Managing Director Benelux bij HP

Veel organisaties nog niet klaar voor hybride werken 

Hoewel het sinds het einde van de pandemie bij sommige organisaties weer business as usual is, heeft het merendeel hun werkwijze blijvend veranderd. Recent onderzoek van Techzine toont aan dat hybride werken nu de standaard is en nog maar weinig organisaties hun personeel verplichten om altijd op kantoor te werken. Maar uit hetzelfde onderzoek komt naar voren dat bij maar liefst 70 procent van de organisaties de bijbehorende infrastructuur en de werkplekken hier nog niet goed (genoeg) op zijn ingericht.  

Deze bedrijven moeten een inhaalslag maken en dat willen de meesten ook. Bij HP zien ze dat terug in toenemende interesse voor de high-end technologie waarmee ze bedrijven helpen een omgeving te creëren die is afgestemd op de nieuwe manier van werken, zowel thuis als op kantoor. “Zo bieden we oplossingen aan om apparaten van medewerkers eenvoudig te beheren, zowel binnen als buiten het kantoor”, vertelt Van Beneden.  

Dit maakt het onder meer mogelijk om proactief de gezondheid van een pc te monitoren en problemen direct op te lossen als ze optreden, legt Van Beneden uit. “Of beter nog: problemen voorkomen. Een IT-manager kan met deze oplossing, genaamd Proactive Insights, direct zien wanneer er op een pc in het bedrijfsnetwerk de encryptie wordt uitgeschakeld, of als een laptop vastloopt. Proactive Insights heeft nog veel meer mogelijkheden. Zo kan je de tevredenheid van werknemers ermee meten en inzicht krijgen in de softwarelicenties die een bedrijf bezit en gebruikt. Overbodige licenties kunnen dan worden opgezegd en zo voorkom je onnodige
kosten.” 

Endpoint security en dreigingsisolatie 

Het is voor de cyberveiligheid van elk bedrijf een absolute must om de endpoint security op orde te hebben. HP Wolf Security is hiervoor bij uitstek geschikt, dankzij geavanceerde beveiligingsmethodes voor endpoints (zoals een laptop of printer) die in deze beveiligingssoftware zijn geïntegreerd. Van Beneden: “Dat maakt het onder meer mogelijk om direct in actie te komen als een pc risico loopt. Ik zal een voorbeeld geven: een collega vergeet een tas met daarin een bedrijfslaptop in de trein. Dan kan deze in handen van kwaadwillenden vallen, dus moet de laptop zo snel mogelijk vergrendeld worden. De betreffende collega is niet erg digitaal vaardig en schakelt de IT-afdeling in. Met Wolf Security kunnen zij de pc snel vergrendelen.”  

Ook dreigingsisolatie is een waardevolle technologie in Wolf Security. Met behulp van microvirtuele apparaten worden gebruikers beschermd tegen phishing en andere cyberdreigingen. Malware is niet in staat om de isolatiemaatregelen te omzeilen. Als een hacker bijvoorbeeld toegang krijgt tot de sessie in je browser, zal diegene niets anders zien dan alleen die sessie. Het probleem is ‘contained’. Dit is echt unieke technologie.” 

Productiviteit 

Een werkplek moet de werknemer in staat stellen zo productief mogelijk te zijn. De communicatiemogelijkheden spelen daarin een grote rol. Zeker sinds HP communicatieapparatuurbedrijf Poly overnam, beschikt het over hoogwaardige oplossingen om bedrijven hierbij te helpen. Van Beneden benadrukt de mogelijkheden voor online vergaderen. “Een meeting bijwonen, zonder dat jij of andere aanwezigen worden afgeleid, is essentieel in een hybride werkomgeving. Ik leidde ooit een vergadering terwijl ik op Station Brussel-Centraal was en gebruikte een headset van Poly. Niemand in de meeting heeft een trein voorbij horen rijden.” 

De cameratechnologie van Poly drijft voor een belangrijk deel op AI. Bij een online vergadering zit vaak een deel thuis zit en de rest in een kantoorzaaltje. Op beeld lijkt het meestal net een tunnel, waarin figuren bewegen. Wie ze zijn en wat ze doen, dat is amper te ontdekken. Van Beneden: “Onze camera kan frames creëren dankzij AI, en zo de mensen in het zaaltje in een hokje plaatsen, alsof ze op een eigen werkplek zitten. Daardoor is iedere deelnemer goed zichtbaar. De AI kan ook ontdekken wie de meeting leidt, wie vragen stelt, of wie alleen maar luistert, en op basis daarvan beslissen hoe alles in beeld wordt gebracht.  

Vertrouwen als basis van de bedrijfscultuur 

Om het beste uit werknemers te halen, blijft volgens HP voorop staan dat ze zelf een stem hebben in het personaliseren van hun werkomgeving. Daar speelt vertrouwen dus ook een belangrijke rol in, stelt Van Beneden. Als dat de basis van de bedrijfscultuur is, zal een organisatie in zijn ogen altijd beter in staat zijn de bedrijfsprocessen en werkomgeving te optimaliseren, en de werknemers daarover mee te laten beslissen. “Bedrijven waar dat vertrouwen aanwezig is, zijn in staat om kritische vragen te stellen bij de manier waarop ze het zelf hebben geregeld. Wat is de rol van ons kantoor en wanneer is het wel of niet nodig dat werknemers hier fysiek aanwezig zijn? Wat hebben onze mensen op hun werkplek echt nodig? En is dat voor iedereen hetzelfde?” 

Zeker bij grote organisaties is het ondoenlijk om van elke werknemer een persoonlijk profiel op te stellen, waarmee kan worden bepaald met welke apparaten en op welke plek een persoon het beste tot zijn recht komt. Een alternief is ‘segmenteren’. Velen zullen wel weten wat een ‘buyer persona’s’ is, namelijk een profiel van een doelgroep, gemaakt op basis van koopgedrag. Dat kunnen bedrijven binnen de eigen organisatie doen, door in te delen in
segmenten.  

Voor elk segment geldt een eigen beleid aangaande zaken als de werkplek, software en apparaten die iemand in bruikleen heeft. De werknemers worden dan ingedeeld in een segment dat het beste bij ze past. Van Beneden: “Dat maakt ze efficiënter en ze voelen zich ook veel meer gezien en gewaardeerd. HP wil met de WorkHappy-campagne laten zien dat het mogelijk is om werknemers hun werkomgeving te laten personaliseren en daarmee het beste uit zichzelf te halen. De oplossingen van HP zijn bij uitstek geschikt om bedrijven hiermee te helpen. Ik verwacht dat deze trend zich door zal zetten. Het is een belangrijke missie van HP om bedrijven in staat te stellen daarin mee te gaan.”  

Koen van Beneden

Managing Director Benelux bij HP